Что мешает

Что мешает правильно оценивать и рассчитывать время

Вы прикинули, сколько времени потребуется на подготовку к докладу, однако стоило вам начать, как на вас посыпались телефонные звонки или просьбы окружающих. Затем вы позвонили сами, потом проверили ящик электронной почты и ответили на письмо.

Закончив подготовку к докладу, вы уже не можете точно сказать, сколько чистого времени ушло на выполнение этого дела. Чтобы научиться верно оценивать время, прежде всего вы должны научиться не отвлекаться и не перескакивать с одного дела на другое.

Рассмотрим скрытые затраты времени, мешающие точно оценить сколько его потребуется для выполнения той или иной задачи.

1. Передвижения. Рассчитывая время на дорогу к нужному месту, учитывайте не только чистое время, которое занимает проезд на личном автомобиле или в общественном транспорте. Не забывайте о возможности ожидания на остановке, дорожных пробках и т. д. Вспомните, есть ли в здании, в которое вы отправляетесь, лифт, подумайте, сколько минут будет потрачено на его ожидание, сколько времени уйдет на поиск нужного кабинета. Планируя встречу, учитывайте также, отправитесь ли вы в путь в час пик или в более спокойное время.

2. Подготовка к работе. Оценивая время, необходимое для выполнения задачи, прикиньте, сколько минут вам потребуется на подготовку к работе.

Возможно, сама задача займет не более 15-20 минут, но есть ли у вас все необходимое для нее? Например, собираясь отремонтировать какой-то бытовой электроприбор, подсчитайте, какое время у вас займет чтение инструкции и поиск нужных инструментов.

3. Корректировка. Оценивая сроки, не забудьте о резерве времени, которое вам может потребоваться на исправление недостатков и неточностей в работе. Подумайте, сколько времени могут отнять перепроверка фактов, возможная консультация с другим человеком и т. д. Рассчитайте это время и держите его в резерве.

4. Обдумывание и принятие решений. Некоторые дела (например, написание статьи или покупка дорогостоящей вещи) требуют времени на обдумывание и принятие решения. Обязательно вносите в свой график это время.

5. Начало и завершение. Если вам нужно починить кран в ванной, вы должны сначала приготовить нужные инструменты, а после окончания работы навести порядок в ванной комнате и убрать их на место. Если работу нельзя выполнить за один раз, времени на ее начало и завершение потребуется еще больше.

6. Перерывы на отдых. Учитывайте в своем графике перерывы в работе, особенно если задача большая и может занять много времени. Нередко люди, желая быстрее закончить дело, заставляют себя работать без отдыха в течение многих часов.

Возможно, одно или два дела и в самом деле будут сделаны быстро в таком темпе, но в дальнейшем отсутствие перерывов обязательно скажется на продуктивности работы. Оценивая время, требующееся на выполнение задач, обязательно включайте в свой план перерывы на отдых.